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【無料】経費集計Excelテンプレート｜副業・個人事業主の経費を月別・科目別に自動集計

公開：2026/10/18

副業や個人事業の経費は、まとめて集計しようとすると大変です。12月になってレシートの束を前に、どれが何の経費だったか思い出せない……ということになりがちです。

この記事では、経費を1行ずつ入力するだけで、月別・科目別の合計が自動で出るExcelテンプレートを無料で配布します。あわせて、確定申告の前に困らないための記録のコツを紹介します。

このテンプレートでできること

シートは3枚です。

入力するのは「経費帳」だけです。科目はリストから選べます。

使い方

1. 黄色いセルだけ入力します。 白いセルには計算式が入っています。
2. 「経費帳」に、支払いを1行に1件ずつ入力します。サンプルの行は消してください。
3. 「集計」シートの「対象年」を、集計したい年にします。
4. 月別・科目別の表に、合計が自動で入ります。

💡 金額を入れたのに科目が空の行は、オレンジ色になります。入力漏れに気づけます。

入力ミスに気づける「チェック欄」

「集計」シートの一番下に、チェック欄があります。経費帳の合計と集計表の合計を比べて、ずれていれば「要確認」と表示します。

ずれる原因の多くは、科目一覧にない科目を手入力したことです。例えば一覧にない「車両費」を手で入れると、集計表のどの行にも入りません。そのときはチェック欄が知らせてくれるので、「科目」シートに車両費を追加すれば解決します。

よく使う科目の一覧

テンプレートには、次の科目を最初から入れてあります。迷ったときの目安にしてください。

このほか、租税公課・荷造運賃・接待交際費・損害保険料・修繕費・会議費も入っています。

科目の名前は、毎年同じルールで分けていれば大丈夫です。大事なのは、仕事のために使ったお金を、漏れなく記録しておくことです。

⚠️ 10万円以上の備品（パソコンなど）は、原則として一度に経費にできず、減価償却という計算が必要です。このテンプレートの集計とは別に扱ってください。

記録のコツ3つ

1. 月に1回、まとめて入力する

毎日入力するのは続きません。月末に1回、レシートとクレジットカードの明細を見ながら入力するのがおすすめです。1か月分なら10〜20分で終わります。

2. 支払方法も記録する

「支払方法」を入れておくと、カードの明細や通帳と見比べるときに便利です。入力漏れや二重入力に気づけます。

3. 領収書は捨てない

領収書やレシートなどの書類は、確定申告のあとも一定期間の保存が必要です。期間は申告の種類や書類によって5年〜7年と決まっています。詳しくは国税庁「個人事業者の方の確定申告」のページで確認できます。

自宅で仕事をしている人は「家事按分」に注意

自宅の家賃や電気代、スマホ代のように、仕事とプライベートの両方で使っているものは、全額を経費にはできません。仕事で使った分だけを経費にします。これを「家事按分（かじあんぶん）」といいます。

たとえば、50㎡の部屋のうち10㎡を仕事部屋として使っているなら、家賃の20%を経費にする、という考え方です。割合は面積や使った時間など、説明できる根拠で決めます。

国税庁は、取引の記録などから仕事に直接必要だったと明らかに区分できる部分を必要経費にできる、としています（No.2210 やさしい必要経費の知識）。割合の根拠はメモに残しておき、判断に迷うときは税務署や税理士に確認してください。

無料版には按分の機能はありません。按分が必要な科目は、仕事の分だけを計算した金額を入力してください。

按分も自動にしたい人へ：プロ版

按分の計算や、確定申告の準備まで任せたい人向けに、プロ版も用意しています。

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まとめ

• 経費は「経費帳」に1行ずつ入力するだけで、月別・科目別に自動集計できる
• 科目一覧にない科目を入れても、チェック欄で気づける
• 月に1回まとめて入力し、領収書は捨てずに保存する
• 自宅の家賃や光熱費は、仕事で使った分だけを経費にする（家事按分）

※税務の取り扱いは個別の状況で変わることがあります。判断に迷う場合は、税務署や税理士にご確認ください。